Vous travaillez au service informatique d’une mairie et vous souhaitez connaître la liste des logiciels dont vous avez besoin pour assurer au mieux le fonctionnement de l’administration. Cet article vous donne de nombreuses pistes de réflexion.

Les logiciels bureautiques

Tous les agents doivent disposer sur leur ordinateur d’une suite bureautique. Cela peut être Microsoft Office ou une autre suite du même style. Si vous voulez faire des économies, vous n’avez pas forcément besoin d’installer tous les logiciels de la suite sur chaque poste de travail. En effet, certaines personnes n’utiliseront jamais Powerpoint ou Excel et peuvent donc se contenter de Word.

Pour les emails, tout dépend de votre type de messagerie. Si vous hébergez vos emails, Outlook se connectera très bien à Exchange. Une autre option est de passer par un service comme Google Workspace ou Outlook 365 pour bénéficier d’une messagerie en ligne gérée par Google ou Microsoft.

Lorsque vous décidez d’acquérir un logiciel pour votre ville, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs avant de choisir celui qui répond le mieux à vos besoins. Tout d’abord, vous devez garder à l’esprit ce dont votre administration a le plus besoin et ensuite, vous devez suivre cela au jour le jour. En gardant un œil sur ces deux facteurs, vous serez en mesure de sélectionner les meilleures solutions pour le fonctionnement d’une ville.

La gestion des agents

Un des gros challenges dans une mairie, c’est la gestion administrative des agents. Ils ont des horaires de travail à respecter et des congés à prendre. Il est utile de prendre un logiciel de gestion adapté aux mairies pour faciliter le travail des ressources humaines. Cela va vous permettre de dématérialiser un certain nombre de processus fonctionnement habituellement avec des formulaires papiers. Une telle solution fonctionne en général via un portail en ligne accessible via Internet. Cela évite d’avoir à installer des logiciels supplémentaires sur chaque ordinateur.

Le service aux administrés

Les habitants de votre commune font régulièrement appel aux services municipaux pour effectuer des démarches. Vous pouvez leur faciliter la tâche en mettant à disposition des outils techniques. Par exemple, pour déclarer des problèmes dans la commune (voirie, éclairage, déchets et encombrants), vous avez la possibilité d’installer un système où ils vont entrer leurs requêtes. Ensuite un agent sera chargé d’en assurer le suivi et de dispatcher chaque demande dans le service compétent.

Les interactions ne s’arrêtent pas là. L’Etat vous fournira un certain nombre d’outils pour gérer les aspects relatifs à la tenue du registre d’état civil.

Bien choisir ses logiciels

Très souvent, le choix d’un logiciel vous engage sur un grand nombre d’années. Il y a une phase de mise en œuvre et de formation. Vous ne pouvez pas vous permettre de renouveler cette opération chaque année. C’est beaucoup trop coûteux et chronophage pour être répété sans cesse.

Ensuite, étudiez attentivement les prix pour savoir exactement à quoi vous vous engagez. Certains éditeurs facturent des frais pour certains services qu’il n’est pas forcément évident d’anticiper.